Facturile in format electronic

Facturile in forma electronica pe care firmele le vor putea emite si transmite de anul viitor partenerilor comerciali vor presupune pentru emitenti indeplinirea anumitor conditii. Astfel, o conditie esentiala pentru utilizarea acestei forme de facturare este ca partenerii comerciali sa accepte sa primeasca documentele in format electronic, au declarat specialistii contactati de AvocatNet.ro. In plus, din cauza complexitatii facturilor in forma electronica, aceste documente vor fi verificate nu doar de inspectorii ANAF, ci si de personalul din cadrul Ministerului Comunicatiilor.

De la inceputul anului viitor firmele vor putea sa isi inregistreze toate operatiunile comerciale prin mijloace electronice, astfel ca vor putea trimite online partenerilor de afaceri facturi emise in acest format, se precizeaza in Legea nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice, publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 509 din 24 iulie 2012.

Actul normativ a adus completari importante fata de prevederile existente in Codul Fiscal, stabilind ce caracteristici trebuie sa indeplineasca persoanele impozabile pentru a emite facturi in format electronic, dar si cum trebuie transmise aceste documente beneficiarilor.

Specialistii contactati de AvocatNet.ro sustin ca facturile eletronice trebuie trimise si primite in format electronic si mai ales este necesar ca destinatarul sa accepte sa primeasca documentele in format electronic.

De asemenea, din cauza nivelului ridicat al cunostintelor tehnice pe care le presupune intregul sistem al facturilor in format electronic, este de preferat ca sistemul sa fie externalizat unui furnizor de servicii de emitere si transmitere a documentelor in format electronic.

Ce este factura in forma electronica?

Potrivit Legii nr. 148/2012, factura in forma electronica este documentul ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este emis si gestionat utilizand sisteme informatice.

Mai exact, factura electonica este un document gestionat in format electronic (adica fisierul electronic are una din extensiile: .docx,.pdf,.xlsx, .xml sau altele) care contine datele obligatorii ale unei facturi, a declarat pentru AvocatNet.ro avocatul George Trantea de la casa de avocatura Niculeasa.

Avocatul a adaugat ca elementele definitorii are facturii electronice sunt:

• trimiterea si primirea ei in format electronic,
• acceptarea primirii facturii in format electonic de catre destinatar. Acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.

De aceeasi parere este si Mihaela Hampu, tax manager in cadrul Mazars, care a precizat pentru AvocatNet.ro ca o factura este considerata electronica, daca este emisa si primita in format electronic. Totodata, factura electronica trebuie sa contina elementele obligatorii prevazute de Codul Fiscal.

Atentie! Atat emitentul, cat si destinatarul trebuie sa poata demonstra ca factura a fost emisa de emitent sau in numele si in contul sau si sa se asigure ca are implementate sisteme de securitate informatica rezonabile care sa asigure autenticitatea originii facturii, a punctat George Trantea.

Emiterea facturilor in forma electronica

Persoana fizica sau juridica ce emite facturi, denumita in continuare emitent, poate sa opteze pentru emiterea facturilor in forma electronica, cu conditia garantarii autenticitatii, originii si integritatii continutului, se arata in Legea nr. 148/2012.

Actul normativ stabileste ca firmele pot alege sa emita facturi fie in forma electronica, fie pe suport hartie.

Daca firma care emite factura intentioneaza sa schimbe modalitatea de emitere a acesteia, trebuie sa notifice in acest sens Ministerul Finantelor, se mai precizeaza in actul normativ.

Firmele care emit facturi in forma electronica raspund pentru legalitatea, autenticitatea, originea si integritatea continutului si de asemenea, trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

• sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
• sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
• sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;
• sa utilizeze sisteme de arhivare electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.

„Pratic, avand in vedere nivelul de cunostinte tehnice necesare implementarii intregului sistem, este preferabila externalizarea acestuia catre funizorii de astfel de servicii”, a precizat George Trantea de la casa de avocatura Niculeasa.

Acesta a subliniat faptul ca daca o firma alege sa emita facturi electronice, acest lucru va trebui acceptat de catre destinatar.

Exista doua moduri in care o factura devine factura electronica: prin emitere directa ca factura electronica si prin scanarea unei facturi emise pe format hartie, a adaugat sursa citata.

Potrivit avocatului, emiterea directa a facturii electronice se face in conformitate cu Legea nr. 148/2012, astfel ca o factura electronica este un document care:

• este emis de un sistem informatic (un program de calculator: tip Word, Excel, Adode sau un program customizat al comerciantului);
• este semnat electronic conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
• este marcat temporal conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporala (cuprinde o certificare a datei si orei la care a fost emisa);
• contine datele obligatorii precizate de art 155 alin. 19 din Codul Fiscal;
• este gestionata, transmisa si primita tot in format electronic prin intermediul sistemelor informatice.

Conform Codului Fiscal, tot o factura electronica este si cea emisa in format hartie si scanata, transmisa ulterior in mod electronic.

Citeste mai departe pe avocatnet.ro

Cuvinte cheie: avocatul George Trantea, casa de avocatura Niculeasa, facturi, format electronic, inspectorii ANAF, Legea nr. 148/2012, Mihaela Hampu, personalul din cadrul Ministerului Comunicatiilor, tax manager in cadrul Mazars, verificate

Stiri juridice & administrative pe 5:37 felicia.taunean